Sobrecarga de
Emails - Estrategias Para Lidiar Con Ello
-- por Terry Johnston, http://www.caelo.com
-- http://www.redtienda.com/newsletter111.htm#1Aquí estamos...
¡la era de la información! ¿Divirtiéndote
aún? ¿Qué es lo que tú dices.... demasiada
información, encuentras que los correos spam se
llevan lo mejor de ti, enfrentando un INBOX a
reventar todos los días, demasiados amigos te
están enviando esas tontas bromas y tarjetas de
saludos, tratando con una montaña de listas y
ezines que tu pasas más tiempo clasificando y
borrando que leyendo, sin poder encontrar ese
"importante" email en el pajar, no
puedes cumplir con aquellos vencimientos porque
estás tan preocupado clasificando tu email?
ESTA ¿es
la era de la información? Qué viene luego, te
ruego decírmelo,....Tal vez "La Era de la
Organización de la Información" - ¡Bingo!
Todos
ustedes han escuchado las estadísticas:
- Todos
los días 8 billones de emails son
intercambiados en Internet.
- Para
el 2005 esta cifra aumentará a 36
billones.
- 81%
de las empresas que implementaron el
email lo hicieron para mejorar su
eficiencia.
- El
usuario promedio de email en negocios
pasa al menos 2 horas al día lidiando
con el email.
- De
acuerdo con el investigador de Internet
Jupiter Media Metrix, ¡se espera que en
el 2006 los consumidores reciban un
promedio de 1,400 piezas de e-mail basura
cada día!
- Yada
yada yada.
RECURSOS:
Sí
existe software para organizar el email --
revisa: Caelo Software y AmikaNow, así como
también sitios web que proporcionan información
que ayudan con la sobrecarga de email como por
ejemplo Email911 y Overcome Email Overload.
CONSEJOS
PARA LIDIAR:
Para
aquellos de ustedes valientes individuos que
desean darle una puñalada a la organización
manual aquí están algunas estrategias
prácticas, probadas y verdaderas:
Usa
Direcciones de Email Múltiples
Aunque la
mayoría de ustedes ya saben esto, vale la pena
mencionarlo porque es tan fundamental para una
estrategia anti sobrecarga de email. Una manera
de pensar en tu correspondencia es Personal y
Pública. Por ejemplo, puedes abrir cuentas de
webmail (como Hotmail & Yahoo!) para tu
público, correspondencia no-tan-crítica. Esto
podría incluir registros cuando descargas
software y herramientas de la red, promociones de
marketing, sitios de chat y foros de mensajes. Tu
dirección personal está reservada para
contactos de negocios de prioridad más alta,
amigos, parientes y asociados. Aunque yo ahora
uso un software para organizar email, ya que mi
necesidad para cuentas de webmail ha disminuido
dramáticamente, en su momento tuve más de una
docena de cuentas funcionando. Una advertencia
para esta estrategia de webmail es que tanto
Hotmail y Yahoo! ahora están aplicando reglas
con un estricto mínimo de uso (ellos cierran la
cuenta si no es revisada frecuentemente). Muchas
personas que aplican esta estrategia usan cuentas
POP.
La Regla
de Oro
Ayuda a
tus amigos y colegas a sobrellevar su sobrecarga
de email ¡SIN contribuir para que eso suceda!
Tú sabes cómo es: "hacer a los
otros..." Es la antigua regla de causa y
efecto. A menos que ellos hayan expresado un
interés, talvez tú puedes contenerte de enviar
esos chistes, tarjetas de saludos y (CC)
copiándoles cada detalle. Mientras estamos
haciéndolo, es importante que las compañías
desarrollen una política sobre qué CC y a
quién. Si tu compañía no tiene una política
en su sitio talvez es tiempo para que tú seas el
Héroe Corporativo y...
Trata Con
Un Mensaje Solamente Una Vez
Cuántas
veces has leído un mensaje, marcado para
seguimiento, regresado a él, leído nuevamente,
quizás dejado hasta que tengas más tiempo,
regresado a él, leído nuevamente... entonces
contestado. Este no es un muy eficiente uso de tu
valioso tiempo, ¿cierto? Una magnífica
disciplina es tratar con el mensaje una vez. Es
decir, una vez que te has comprometido a leerlo,
contesta enseguida, antes de continuar con el
siguiente mensaje.
No
Respondas A 'Cada' Mensaje
Ese
título fue difícil escribir para mí porque una
de las cosas que no soporto es cuando la gente no
me contesta. (Estoy recuperándome) El asunto es
que NO es necesario responder a cada mensaje.
Especialmente con aquellas respuestas de una
palabra... como: Magnífico, Chévere, Gracias,
Belleza etc. ¿Recuerdas la Regla de Oro?
Aquellas respuestas cortas, algunas veces sin
sentido, las respuestas a menudo sólo están
contribuyendo a la sobrecarga de email del
recipiente.
Crea
Folders
La
mayoría de programas de email te permiten crear
folders. Aunque limitados en alcanze, folders
específicos de gente, proyectos y clientes
pueden reducir un montón de estrés,
especialmente cuando se trata de encontrar un
mensaje. Yo conozco personas que religiosamente
revisan su Inbox y mueven todos y cada uno de los
mensajes a un folder (incluyendo un fólder de
basura). Consumidor de tiempo y tedioso sí, pero
en el total esquema de las cosas los folders
pueden hacer tu existencia de email mucho más
fácil.
Spam
Busting
No caigas
preso del "viejo truco en el libro del
correo spam " - no uses la opción de
unsubscribe en los mensajes spam (no te confundas
con Listas y Ezines). ¡Los comerciantes spam y
proveedores de listas usan la característica de
unsubscribe para calificar las direcciones de
email! ¿Ves la ironía? Consulta con tu
proveedor de servicio de internet. Más y más
proveedores de internet están proporcionando
filtros de spam.
Espero
que estas sugerencias te hayan traído alguna
esperanza. Esta lista, por supuesto, podría
extenderse a muchas más páginas pero mejor te
dejo ir.... ¡¡Tienes que tratar con montones de
email!! ¡Feliz organización!
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